Il était attendu, le voilà désormais publié au journal officiel : le Décret n° 2020-1614 du 18 décembre 2020 portant prorogation et modification du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 et du décret n° 2020-629 du 25 mai 2020 pour adapter le fonctionnement de certaines instances délibératives au contexte créé par l’épidémie de covid-19
Dans notre présentation (à consulter ici) de l’Ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 portant prorogation et modification de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19, nous vous annoncions la publication à venir d’un décret précisant certaines conditions d’application.
Nous connaissons à présent la teneur de ce texte. (A nouveau, nous ne développerons pas les mesures adoptées spécialement pour les sociétés cotées).
Ce décret proroge (I) et modifie les textes déjà existants (II) afin de permettre le fonctionnement des instances délibératives qui ne peuvent actuellement se tenir en présentiel.
I. Prorogation dans le temps
Entré en vigueur dès le jour de sa publication, le Décret du 18 décembre a pour objet la prorogation, jusqu’au 1er avril 2021, de la durée d’application du Décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 et de l’article 1er du décret n° 2020-629 du 25 mai 2020. Cela s’inscrit dans le prolongement de l’ordonnance du 2 décembre 2020 et on conçoit ainsi aisément que cette durée de prorogation soit calquée sur celle de l’ordonnance.
De même, tout comme dans l’ordonnance, il est prévu une éventuelle prorogation de l’application du décret jusqu’à une date butoir fixée au 31 juillet 2021.
Une coordination parfaite est donc assurée pour l’application dans le temps des décrets et des ordonnances encadrant les règles de réunion et de déroulement des assemblées générales.
II. Modifications apportées aux textes existants
1.Délégation du pouvoir de convoquer l’assemblée générale
Sans surprise, la délégation doit être établie par écrit et préciser la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire.
2. Recours à l’envoi par message électronique
En cas de vote par correspondance ou de consultation écrite, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire peut décider que les membres de l’assemblée peuvent adresser leurs instructions de vote ou leur réponse, par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation.
De plus, lorsque les dispositions législatives ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission, permettent aux membres de l’assemblée de se faire représenter, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire peut décider que les membres de l’assemblée peuvent adresser leurs mandats par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation.
3. Consultation écrite des membres des assemblées
Si elles ne sont pas déjà déterminées par les dispositions légales ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission, les conditions dans lesquelles sont consultés par écrit les membres des assemblées sont les suivantes :
Le texte des décisions proposées, un bulletin de réponse et les documents nécessaires à l’information des membres de l’assemblée sont adressés à chacun d’eux par écrit. Le texte des décisions proposées et les documents nécessaires à l’information des membres de l’assemblée sont adressés en même temps aux autres personnes ayant le droit d’assister à l’assemblée.
Les membres de l’assemblée adressent ensuite leur réponse dans le délai fixé par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire, qui doit figurer dans les documents mentionnés au premier alinéa. Ce délai ne peut être inférieur à quinze jours à compter de l’envoi aux membres de l’assemblée de ces documents.
Les règles de quorum et de majorité sont celles applicables aux décisions prises en assemblée. Le quorum est calculé en tenant compte du nombre de membres de l’assemblée ayant exprimé un vote ou du nombre de voix dont ils disposent, selon le cas.
Les décisions prises par voie de consultation écrite sont constatées dans un procès-verbal qui comporte plusieurs mentions obligatoires précisées, elles aussi, par le décret.
4. Vote par correspondance des membres des assemblées
Le décret donne les conditions dans lesquelles les membres des assemblées peuvent voter par correspondance, lorsque ces conditions ne sont pas déjà déterminées par les dispositions légales ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission.
Ainsi, le texte des décisions proposées, un bulletin de vote et les documents nécessaires à l’information sont adressés à chaque membre par écrit, au plus tard en même temps que la convocation de l’assemblée. Pour le calcul du quorum, ces documents précisent la date limite de réception des bulletins de vote, qui ne peut être postérieure au troisième jour ouvré avant la réunion de l’assemblée.
5. Désignation des scrutateurs
Au sein des SA, SCA et des SE, tout comme dans les assemblées des porteurs de certains types de valeurs mobilières, le décret instaure de nouvelles règles de désignation des scrutateurs de l’assemblée. Dorénavant, ils doivent être choisis parmi les dix actionnaires disposant du plus grand nombre de droits de vote dont la société a connaissance à la date de convocation. En cas d’absence de réponse ou de refus de la part de ces actionnaires, les scrutateurs peuvent être choisis en dehors des actionnaires.
